Sømløs flyt fra booking til bord

Det ultimate kommunikasjonssystemet for restauranter med allergiske gjester!
Jobber du i restaurant og trenger hjelp for å overleve sommeren med allergiske gjester? Jeg er her for å hjelpe deg!

I snart 20 år har jeg delt tips og råd om hvordan vi som lever med ulike allergier, intoleranser, og cøliaki må planlegge, mase, ringe og dobbeltsjekke for å unngå å bli syke på reise. Det er en ekstremt krevende jobb. Nå ønsker jeg at du som gjør jobben skal få en enklere hverdag!

For vet du hva? Det er ofte minst like krevende for de som jobber i restauranten!

Sommer i restaurantbransjen

Når sommervikarene strømmer til, restauranten er smekkfull og det ligger tretti ulike lapper på kjøkkenbenken med «Ingen gluten», «Ikke melkeprotein» og «Soyaallergi» – da oppstår det panikk. Resultatet? Personalet blir utslitt, det blir fort usikkerhet og kaos og vi som har diettbehov ender opp med en tørr salat uten dressing eller en trist rett uten tilbehør. Samtidig står hovmesteren i døra og må ommøblere halve lokalet på sparket fordi det dukker opp en rullestolbruker som ikke kommer til ved bordet hen har bestilt.

Det handler ikke om at du og dine ansatte ikke vil. Det handler om at dere mangler et system. Dagens «løsninger» er basert på flaks og brannslukking i døra, i stedet for planlegging. Selv om det er gitt beskjed på forhånd. Det har vi som har behov for tilrettelegging opplevd. Mer enn en gang!

Derfor har jeg designet det ultimate kommunikasjonssystemet for hotellbransjen. Og kjære, kjære ledere: Dette koster deg ingenting, og det kan settes opp i et helt vanlig Google-regneark. Det vil gi både deg, de ansatte og gjestene dine lave skuldre og en trygg og god opplevelse. Mer fornøyde gjester, mindre matsvinn også….

Sømløs flyt – fra booking til bord

Trinn 1: Før gjesten kommer – Fang data!

Det største problemet for en restaurant er uventede behov som dukker opp i det gjesten kommer inn døren. Det er en feilkilde som må elimineres.

Når en gjest booker et opphold eller et bord, sender resepsjonen (uten unntak!!) ut en sms med lenke til et enkelt digitalt egenerklæringsskjema (f.eks. via Google Forms). Her krysser gjesten av for sine tilretteliggingsbehov, enden det gjelder fysisk tilrettelegging eller diettbehov.

Når skjemaet sendes inn, lander dataene i et klassisk excelark. Her tildeles gjesten automatisk et unikt referansenummer for oppholdet (f.eks. gjest #42 eller #65).

Hver morgen går resepsjonisten gjennom bokkingene og sjekker disse opp mot egenerklæringene og kobler navn og nummer sammen i bookingsystemet.

Trinn 2. Ved innsjekk

Når gjesten sjekker inn på hotellet, får de utlevert et pent, lite kort med sitt unike kundenummer på. Kortet ledsages av en liten «folder» hvor det står hva kortet betyr og hvordan det brukes.

Dette gjør at det ikke blir noen spørsmål om sykdom eller diagnoser i resepsjonen, ingen pinlige forklaringer foran hele spisesalen. Kun et tall på et kort.

Trinn 3: Snu kjøkkenets tankegang litt (ukeplanlegging)

I stedet for at kjøkkenet må forholde seg til unike lapper for hver enkelt person, henter kjøkkensjefen ut en samlerapport hver uke/dag.

Rapporten viser en samlet oversikt over hva menyen må være fri for. Står det at dere har 8 x glutenfri og 5 x melkeproteinfri? Da gjør dere som de gjør på helseinstitusjonene: Dere designer menyen ut fra rene råvarer som i utgangspunktet er naturlig fri for disse allergenene i hovedkomponenten!

Skal dere servere kjøtt eller fisk, så steker dere det i ren olje eller melkefritt smør til alle. Dere lager en saus basert på kraft og urter som alle tåler, også lar dere tilbehøret være det som varierer – litt! Og så lagt det er mulig, så lager dere samme tilbehør til alle som har diettbehov. Dersom det er veganere tilstede i regnskapet; bruk tilbehøret til også til veganerne, men kanskje enda større porsjon. På denne måten slipper du som kokk å trylle frem en hel haug av unike spesialretter midt i middagsrushet.

Når maten legges opp, merkes tallerkenen på kjøkkenbenken med en lapp med tallet 42. Kokken har dagslisten på veggen: #42 – Ingen melk/gluten. På samme lapp står det dessuten: hvilken mat som faktisk skal på tallerken; Kjøtt, grønnsaker, tilbehør nummer 1, saus nr 2.

For å gjøre systemet fullstendig idiotsikkert under selve servicen, nummereres tilbehør og saus på varmdisken fysisk under produksjonen. Den vanlige sausen står i beholder nummer 1. Den allergivennlige sausen (som da er fri for samtlige allergener på dagens liste) står i beholder nummer 2. Skal gjest #42 ha den allergivennlige sausen, står det «Saus nr. 2» på lappen deres. Det samme gjelder tilbehør. På denne måten trenger hverken kokken eller sommervikaren å tenke eller lure på hvilken saus som var til hvem midt i rushet – de matcher bare numrene på tallerkenlappen med numrene på matbeholderne. Tall mot tall, hele veien.

Trinn 4: Før åpning – tenk på universell utforming

Et system som setter kunden i fokus, og ikke kjøkkenets ønsker om å briljere eller vise seg fra sin beste side (teoretisk sett), vil gjøre kundene dine mer fornøyde. Det systemet jeg presenterer for deg her, er et system som er helt blindt for hva behovet er, det bare sikrer at behovet faktisk blir møtt. Det betyr at hovmesteren bruker akkurat den samme dagslisten til å planlegge spisesalen:

Gjest #65 har registrert via skjema, at hen bruker rullestol. Dette vet dere derfor nå på forhånd og dere har hatt tid til å planlegge hvor gjesten skal sitte. Det er ikke greit å måtte endre plassering og be andre gjester flytte seg når kunden står der og dere oppdager at det er for trangt der dere har plassert rullestolbrukere.

1. Før dørene åpner, plasserer dere Gjest #65 ved et romslig bord med god snuavstand, og evt med plass til å plassere rullestolen om gjesten ønsker (og kan) å bruke ordinær stol. Elektrisk rullestol trenger større plass enn manuell stol.

2. Når gjest #65 viser sitt kort til hovmesteren, blir gjesten geleidet til rett bord umiddelbart. Dersom gjesten har gitt uttrykk for at hen ønsker å sitte på vanlig spisestol, er det plass til rullestolen rett ved siden av. Dersom rullestolen benyttes, er den overflødige pinnestolen er allerede fjernet. Plassen står klar, innbydende og verdig.

3. Skal dere ha buffet? Da må dere sørge for at buffeten er tilgjengelig fra rullestol aller først. Ingen skal trenge å be dine ansatte om hjelp til å forsyne seg. Det er dessuten en selvfølge at det er mulig å trille rundt buffeten med både manuell og elektrisk rullestol. Få din servitør til å tilby gjest #65 et stabilt serveringsbrett til å ha på fanget. På den måten kan gjesten selv frakte med seg mat til og fra bordet på egenhånd. På den måten gir du gjesten din de verktøyene som trengs for å kikke, velge og forsyne seg selv i eget tempo. Det er ekte inkludering!

Trinn 5: Logistikk i restauranten

Det er i serveringsleddet det oftest svikter. Det skjer rett og slett fordi både de erfarne servitørene og den nye sommervikaren glemmer hvem som skulle ha hvilken mat fritt for hva. Med det systemet jeg skisserer her, så fjerner vi mange av de menneskelige feilfaktorene.

1. Når gjestene setter seg, plasserer de det lille nummerkortet på bordet så det er synlig for servitøren.

2. Når servitøren henter maten på kjøkkenet, matcher de tallet på tallerkenen (#42) med tallet på bordet (#42). De trenger ikke å huske allergien – de skal bare matche to tall.

3. Når maten settes ned, bruker servitøren den faste setningen: «Her er dagens middag, tilpasset nummer 42.» Gjesten kan senke skuldrene umiddelbart, og servitøren slipper å være usikker.

Hvorfor dette er en vinn-vinn-situasjon?

Dette handler ikke om å stille umulige krav til hotellene. Det handler om logistikk og vilje.

For oss som gjester: Vi opplever å bli tatt på alvor på en verdig og profesjonell måte. Vi slipper å føle oss vanskelige, vi slipper å ta rollen som «masete», og vi beholder selvstendigheten vår.

For hotellet: Dere sparer tid, reduserer svinn og fjerner stresset i døra og i kokkeluka. Dere slutter å prøve å tilpasse menneskene til hotellet, og tilpasser heller hotellet til menneskene.

Det enkle er ofte det beste. Hvilket hotell blir det første til å rulle ut dette i sommer?

Ingen store investeringer nødvendig!

For å gjennomføre dette trenger du ikke så mye utstyr. Start med noe «hjemmelaget» om du ikke vil investere i mer ordentlige plastkort, og utvid sakte, men sikkert prosjektet til å bli mer profesjonelt når du ser det fungerer.

1. Google spørreskjema – helt gratis!
2. Ansatte som ønsker å bidra
3. Klyper til å feste på tallerkenkanten som kan skrives på, igjen og igjen
4. En tusj (eller 50) som alle vet hvor er og som fungerer til formålet
5. Liste som hjelper dere med å holde oversikten over dagens gjester
6. Plastkort med nummer, eller pappkort i samme størrelse og en liten folder som beskriver bruken
7. Brett som rullestolbrukere kan bruke i fanget, pass på bredden på disse

Synes du det virker litt slitsomt?

Om du ikke gjør jobben, må vi som gjester gjøre den. Her er mine 6 tips til trygg allergivennlig ferie!

Alle bilder er AI genererte